Copropriété : comment établir un budget prévisionnel

Le budget prévisionnel est un document essentiel au bon fonctionnement d’une copropriété. Maintenance, entretien, fonctionnement, administration… Il évalue les dépenses courantes à engager au cours de l’année comptable et permet de définir le montant de la contribution de chacun, ainsi que la périodicité des appels de charges. Le budget prévisionnel est établi avec l’aide du syndic, mais il doit être discuté et voté par l’assemblée générale des copropriétaires.

Budget Prévisionnel de Copropriété : les dépenses courantes

Le budget prévisionnel concerne les dépenses courantes de la copropriété : dépenses de maintenance des parties communes et des équipements communs, dépenses de fonctionnement et coûts liés à l’activité du syndic lui-même. Il doit estimer au plus près toutes les évolutions pour l’année comptable à venir.

Budget prévisionnel : les dépenses à inclure

Par défaut, toutes les dépenses sont à inclure dans le budget prévisionnel, sauf celles qui en sont exclues par la loi. On peut distinguer trois types de dépenses à inclure dans le budget prévisionnel :

• Dépenses de fonctionnement : salaires des employés, frais de nettoyage, contrats d’assurance, etc. ;
• Dépenses d'administration de l'immeuble : honoraires du syndic lui-même ;
• Dépenses de maintenance : travaux de maintenance et d’entretien courant (même petites réparations), coût de remplacement d’équipements communs (chaudière, ascenseur), vérifications périodiques imposées par les réglementations en vigueur sur les éléments d'équipement communs.

Depuis le 1er janvier 2017, suivant la loi ALUR, les règles vont légèrement changer avec la mise en place d'un fonds de travaux.

Budget prévisionnel : les dépenses à exclure

Le budget prévisionnel se focalise sur les travaux de maintenance. Ainsi, les dépenses exceptionnelles en sont exclues. Les travaux importants hors maintenance font l’objet de décisions spécifiques de l’assemblée et ne sont pas inclus dans le budget prévisionnel. Par exemple, on peut exclure :

• Les travaux d’amélioration : transformation d’équipement, ajout d’éléments nouveaux, création et/ou aménagement de locaux affectés à l’usage commun, affouillement du sol, surélévation de bâtiments ;
• Les études techniques, diagnostics et consultations.

Les étapes du budget prévisionnel de copropriété

Le vote du budget prévisionnel par l’assemblée générale des copropriétaires déterminera les dépenses (travaux) et les recettes (appels de charges) sur toute l’année comptable à venir. Il permettra au syndic de copropriété de faire son travail. La préparation du budget, son examen préliminaire et sa discussion sont des étapes essentielles pour assurer le bon fonctionnement de la copropriété.

La préparation du budget prévisionnel

Le budget prévisionnel est préparé en amont par le syndic, sur la base des montants des exercices précédents et des évolutions anticipées par ses experts. Il se présente généralement sous la forme de tableaux qui récapitulent :

• les budgets des deux exercices précédents ;
• les écarts éventuels entre prévisionnel et constaté ;
• le budget proposé pour le prochain exercice.

Il est essentiel de penser à l’évolution des coûts de l’énergie, particulièrement lorsque le chauffage est collectif. Plus généralement, chaque investissement a un impact sur les dépenses de fonctionnement sur le long terme. Le budget prévisionnel est impacté par ces changements.

Le vote du budget prévisionnel

Le syndic de copropriété remet le budget prévisionnel en même temps que les documents préparatoires à l’AG. L’assemblée générale des copropriétaires doit se réunir pour voter le budget au maximum six mois à compter du dernier jour de l'exercice comptable précédent. Le budget prévisionnel est voté par l’assemblée générale, à la majorité simple, c’est-à-dire la majorité des voix exprimées par les copropriétaires présents ou représentés, sans prise en compte des abstentionnistes. Le budget concerne une année comptable, qui peut être différente d’une année civile. Lorsque le budget prévisionnel ne peut être voté à temps, l’assemblée générale peut autoriser le syndic à établir deux provisions trimestrielles. Chacune sera égale au quart du budget précédemment voté.

Le financement du budget

Dans un budget prévisionnel de copropriété, toute dépense doit être financée par des recettes équivalentes. Ces dernières proviennent des charges versées par les copropriétaires. Le montant du budget prévisionnel sert de base de calcul des provisions. Le syndic envoie chaque trimestre un appel de charge aux copropriétaires.

Le montant du budget prévisionnel

La contribution de chaque copropriétaire est proportionnelle à ses tantièmes. Par défaut, les recettes sont appelées tous les trimestres, sous forme de charges. Le budget prévisionnel de la copropriété est ainsi financé par quart en quatre provisions. Mais l’assemblée, lors du vote du budget peut décider d’une autre modalité de financement, par versements mensuels ou semestriels par exemple, pour étaler plus ou moins les montants. Si les dépenses réelles de l’exercice sont supérieures ou inférieures au budget prévisionnel, le syndic peut modifier, en plus ou en moins, le montant du dernier appel de charges afin d’équilibrer le budget.

L’exigibilité du budget prévisionnel

Tous les copropriétaires doivent contribuer aux charges. La provision est exigible au premier jour de chaque période fixée par l'AG. Le syndic est responsable du recouvrement des provisions impayées. En cas de défaut de paiement, la procédure de mise en demeure et de recouvrement accélérée est décrite à l’article 19-2 de la loi n°65-557 du 10 Juillet 1965. Le copropriétaire débiteur a un délai de 30 jours à compter de la mise en demeure pour régler le montant du terme, avant une saisine possible du juge. Un accord à l’amiable est également possible.