Quelles règles pour les boîtes aux lettres en copropriété ?

Depuis le 12 juillet 1979, les copropriétés ont l’obligation d’installer des boîtes aux lettres homologuées répondant à un certain nombre de critères en termes de résistance, de dimension, d’ouverture, d’accessibilité et de sécurité.

Les obligations liées à la boîte aux lettres en copropriété

1. Obligation de choisir une boite aux lettres de copropriété aux normes AFNOR

La copropriété a l’obligation de choisir une boîte aux lettres aux normes AFNOR. Si la boîte aux lettres est installée à l’intérieur, il s’agit de la norme D 27-404. À l’extérieur, c’est la norme D 27-405.

La serrure de la boîte aux lettres en copropriété doit être agréée par la Poste (serrure PTT permettant aux facteurs de l’ouvrir avec une clé passe-partout).

L’intérêt de ces boîtes aux lettres en copropriété, c'est qu’elles garantissent un bon niveau de sécurité en cas de vandalisme, d’incendie ou d’aléas climatiques notamment si elles sont installées à l’extérieur. À noter que l’installation d’une boîte aux lettres aux normes AFNOR dans les copropriétés anciennes n’est pas nécessairement une obligation.

2. Obligation d’installer une boîte aux lettres sécurisée pour la distribution du courrier

Les boîtes aux lettres au sein d’une copropriété doivent être regroupées. Elles forment un seul ensemble à partir de 4 boîtes aux lettres jusqu’à 40 unités, et plusieurs batteries au-delà. Leur emplacement doit être accessible en voiture ainsi qu’aux personnes à mobilité réduite et éclairé.

Il est indiqué de les fixer entre 0,90 cm et 1,30 m du sol dans un environnement exempt de tout danger, de préférence au bord d’une voie si elles sont positionnées à l'extérieur.

3. Obligation de voter l’installation d’une boîte aux lettres en AG

L’installation de boîtes aux lettres doit être inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée générale des copropriétaires par le syndic. Si l’objectif constitue une amélioration de l’existant, la majorité absolue est requise, c’est-à-dire à la majorité de toutes les voix des copropriétaires présents et absents.

Il faut noter qu’en présence d’un gardien dans la copropriété, installer des boîtes aux lettres à l’extérieur de l’immeuble ne constitue pas une amélioration.

À qui incombe l’entretien, la réparation ou le remplacement d’une boîte aux lettres en copropriété ?

La réponse dépend de la nature de la boîte aux lettres : partie privative ou partie commune. Le règlement intérieur est le document de référence en matière d’obligations pour les copropriétaires, c’est lui qui définit si la boîte aux lettres est une partie privative ou une partie commune.

En l’absence de règlement intérieur, la boîte aux lettres en copropriété est réputée être privative même si elle est installée dans une partie commune (article 2 de la loi du 10 juillet 1965).

La boîte aux lettres privative en copropriété

L’entretien, la réparation ou le remplacement d’une boîte aux lettres privative en copropriété incombe au copropriétaire. En cas de boîte aux lettres vandalisée ou vétuste, il en supportera seul les frais.

Néanmoins, si son remplacement affecte une partie commune ou son apparence, le copropriétaire a l’obligation de requérir l’autorisation de l’Assemblée générale.

La boîte aux lettres commune en copropriété

En partie commune, il peut y avoir deux situations concernant la structure des boîtes aux lettres :

• Si le règlement intérieur de la copropriété ne stipule rien au sujet des boîtes aux lettres et que leur structure est commune, la serrure et la porte sont quant à elles privatives. Le remplacement de la serrure ou de la porte d’une boîte aux lettres vandalisée par exemple sera donc à la charge du copropriétaire.

• Si en revanche le règlement de la copropriété mentionne les boîtes aux lettres comme des parties communes, toute intervention doit faire l’objet d’une demande en assemblée générale des copropriétaires. Ainsi, l’ajout d’une ou de plusieurs boîtes aux lettres ou leur transformation requiert la majorité absolue. Leur remplacement à l’identique en raison de leur vétusté nécessite en revanche la majorité simple. Les frais sont en général répartis à parts égales.

S’agissant de l’entretien, les frais sont répartis dans les charges entre tous les copropriétaires en fonction de leur utilité objective.

Quelles sont les obligations du syndic de copropriété vis-à-vis des boîtes aux lettres ?

Le syndic de copropriété doit veiller au respect de la législation en vigueur. Ainsi, la copropriété doit être équipée d’un bloc de boîtes aux lettres homologuées et ouvrables en un seul geste avec une clé unique.

Il veille également à ce que les dimensions des boîtes aux lettres soient réglementaires tout autant qu’aux normes d’installation. C’est à lui de décider aussi de la calligraphie des noms, de la couleur et du type de gravure. Il est également chargé de l’entretien et de la réparation des boîtes aux lettres.

Les professionnels en copropriété sont-ils soumis aux mêmes obligations pour leurs boîtes aux lettres ?

Les professionnels sont soumis aux mêmes obligations que les copropriétaires en matière de boîtes aux lettres. Si le professionnel est locataire, son bailleur n’a pas l’obligation de lui fournir une boîte aux lettres aux normes si celle-ci est une partie privative.

Si le professionnel est propriétaire de son local dans une copropriété construite après le 12 juillet 1979 et qu’il souhaite remplacer une boîte aux lettres jugée trop petite par exemple, il doit requérir l’autorisation de l’assemblée générale des copropriétaires. C'est le syndic qui va inscrire sa demande à l’ordre du jour.