Facture impayée : 7 choses à savoir sur les charges en copropriété

La gestion du syndic de la copropriété est-elle en faute lorsque l’immeuble est coupable d’une facture impayée auprès d’un prestataire ou d’un fournisseur ? La problématique est bien plus complexe, car c’est à la fois l’encaissement des charges et le rythme des factures qui peuvent aboutir à ce type de situation délicate.

1. Les charges couvrent le paiement des factures de l’immeuble

Le fonctionnement de la copropriété est limpide : le budget prévisionnel voté en début d’exercice par l’assemblée générale des copropriétaires anticipe les dépenses courantes et fixe en conséquence la somme totale à laquelle chacun devra contribuer à hauteur du nombre de tantièmes qu’il détient.

Ainsi, un copropriétaire détenant 150/1000e devra régler 1125€ de charges de copropriété chaque année pour un BP de 7500€, ce qui représentera des provisions sur charges de 281,25€ chaque trimestre. Les 7500€ ne vont évidemment pas dans la poche du syndic ; ses honoraires représentent environ 10 à 20% du budget prévisionnel. La majeure partie de ce montant va en effet servir à régler les prestataires et fournisseurs de l’immeuble.

2. Le syndic ne peut pas se substituer à la copropriété pour régler un prestataire

La problématique à laquelle est soumis le budget de la copropriété, c’est la saisonnalité des factures. Si le BP est conçu pour couvrir précisément les dépenses de l’immeuble, la somme est collectée au fil de l’année au rythme des appels de fonds. Conséquence : le syndicat de la copropriété peut se retrouver en difficulté de paiement lorsqu’une facture affiche un montant supérieur à la trésorerie disponible. Et dans ce cas, il n’est pas (plus) possible de se tourner vers le syndic afin qu’il règle la différence dans l’attente du prochain appel de fonds.

Les comptes séparés imposés par la loi ALUR contraignent en effet l’immeuble de s’auto-financer, ce qui interdit la mutualisation de la trésorerie des différentes copropriétés gérées par un même syndic. Dès lors, ce dernier ne fait pas preuve de mauvaise foi lorsqu’il constate impuissant qu’un immeuble dont il a la gestion est momentanément en incapacité de régler une facture ; la législation l’empêche d’agir au bénéfice de l’immeuble.

3. L’avance de trésorerie peut compenser un montant limité d’impayés de charges

Pour faire face de manière autonome au rythme asynchrone entre les provisions sur charges et les factures des prestataires et fournisseurs de l’immeuble, la copropriété dispose d’un joker dans son jeu : l’avance de trésorerie. Le syndic n’intervient pas dans cette ligne budgétaire, c’est à l’assemblée générale des copropriétaires d’en voter le montant. Il est toutefois plafonné à 1/6e du budget prévisionnel, ce qui réduit mécaniquement son rôle « tampon » pour une petite copropriété avec un budget serré.

Avec une avance de trésorerie inférieure de 1500€ - ce qui sera le cas pour un immeuble au BP de moins de 9000€ –, difficile par exemple de faire face à une intervention en urgence d’un artisan pour résorber une fuite. D’autant plus si la collecte des provisions sur charges est amputée d’un ou plusieurs impayés...

4. Les appels de fonds ne sont pas forcément trimestriels

Une solution pour réduire le risque de ne pas pouvoir régler un fournisseur ou un prestataire consiste à remettre en question la sacro-sainte règle des appels de fonds trimestriels. L’assemblée générale de la copropriété peut tout à fait décider d’y déroger pour préférer des provisions sur charges semestrielles voire annuelles.

Côte pile, cela signifie une trésorerie moins «à flux tendu» et donc davantage en capacité de faire face aux factures en début d’exercice. Côté face, c’est aussi synonyme d’une somme plus importante à débourser en une ou deux fois pour les copropriétaires, une échéance difficile pour ceux dont le budget est serré.

5. Un recouvrement d’impayé peut s’étaler sur plusieurs années

Lorsqu’un copropriétaire est en difficulté financière, la copropriété est prioritaire dans le recouvrement des charges impayées par rapport à d’autres créanciers. Mais cela ne suffit pas à accélérer les délais d’une telle démarche, qui peuvent s’étaler sur plusieurs mois et même plusieurs années.

Pendant ce temps, l’immeuble doit composer avec un budget amputé, ce qui peut contraindre le syndicat à effectuer un appel de fonds exceptionnel auprès des autres copropriétaires. Ceci afin de disposer de la trésorerie suffisante pour faire face à une facture sans risquer un retard de paiement, qui serait synonyme de pénalités s’il dépasse les délais légaux… et donc de frais supplémentaires pour la copropriété. Sans compter qu’un immeuble « mauvais payeur » court le risque de voir ses prestataires moins prompts à intervenir.

6. Le paiement en retard des provisions sur charges donne lieu à des pénalités

La règle est simple pour les copropriétaires : «La provision est exigible le premier jour de chaque trimestre ou le premier jour de la période fixée par l'assemblée générale.». L’enjeu pour la copropriété – comme pour n’importe quelle société ou association – est d’encaisser les sommes dans les plus brefs délais afin d’optimiser sa trésorerie. Pour cela, proposer le prélèvement automatique ou le paiement en ligne est gage d’efficacité, alors que le paiement par chèque génère des délais et un temps de traitement important.

La copropriété dispose toutefois d’un pouvoir coercitif : des pénalités de retard. L’assemblée générale peut en effet les insérer dans le règlement de la copropriété, et le montant forfaitaire viendra se substituer légalement aux intérêts de retard peu dissuasifs. Le syndic peut facturer les frais de mise en demeure, après avoir préalablement adressé une lettre de relance.

7. Le syndicat peut lisser les contrats de prestation en fonction des appels de fonds

Le syndicat peut agir auprès des copropriétaires afin de s’assurer du paiement des charges, mais il peut aussi réduire la tension sur la trésorerie auprès de ses prestataires en fournisseurs. Comment ? En veillant à aligner le rythme des factures sur celui des appels de fonds. Il est tout à fait envisageable de fractionner le paiement d’une assurance ou des prestations de nettoyage sur douze mois, plutôt que de devoir assumer une grosse facture annuelle.

Dans les petites copropriétés, ce sont souvent les copropriétaires qui négocient en direct les contrats de prestations de service ; avoir en tête cette donnée est donc source de tranquillité pour la bonne gestion du budget de l’immeuble. En même temps que cette démarche assure la qualité des relations avec les prestataires.