Comptabilité de la copropriété : 7 choses à savoir sur les provisions sur charges

Que ce soit pour l’entretien des parties communes, la révision des équipements ou encore la gestion administrative de l’immeuble, chaque copropriété doit établir – et voter en assemblée générale – un budget prévisionnel. Correspondant à 25% du budget prévisionnel, les provisions sur charges sont destinées à alimenter ce dernier (mais pas seulement). Chaque copropriétaire est redevable d’une partie de ces provisions dans des proportions différentes selon le nombre de parts qu’ils possèdent dans la copropriété, et elles sont révisées à la fin de chaque exercice comptable. On vous en dit plus sur les provisions sur charges !

Les provisions sur charges, à quoi ça sert ?

Les charges de copropriété correspondent aux sommes nécessaires au bon entretien de l’immeuble et sa gestion administrative : chaque copropriétaire y contribue à hauteur de ses tantièmes. Le budget prévisionnel, établi par le syndic de copropriété en concertation avec le conseil syndical, est voté en assemblée générale et permet de fixer les provisions sur charges que devra verser chaque copropriétaire durant les douze mois qui suivent.

Ces provisions sur charges permettent au syndic de copropriété de disposer de la trésorerie pour faire face aux dépenses qu’il doit honorer pour le compte du syndicat des copropriétaires tout au long de l’année. Sans ces apports réguliers, il se trouverait dans l’incapacité de payer les factures aux prestataires et fournisseurs. En clair, le budget prévisionnel anticipe les dépenses et les provisions sur charges fournissent le cash au fur et à mesure pour les régler en continu dans les délais.

1. L’étalement du paiement des charges de copropriété

Qu’il s’agisse des charges courantes ou des provisions sur charges, leur date d’exigibilité, ainsi que le délai de paiement accordé aux copropriétaires, est fixé en assemblée générale, et inscrit dans le règlement de la copropriété. Ce dernier doit être porté à la connaissance de tous par le syndic, qui doit également envoyer un appel de fonds par courrier aux copropriétaires à chaque échéance, en y mentionnant clairement le jour auquel les sommes sont dues. Par commodité, la plupart des copropriétés optent généralement pour un versement au plus tard le premier jour de chaque trimestre.
En cas de difficultés financières, un copropriétaire peut se rapprocher du syndic de copropriété pour mettre en place un échelonnement du paiement des provisions sur charges.

2. Ne pas confondre provisions sur charges et avances

Le syndic peut demander aux copropriétaires le règlement d’une ou de plusieurs avances. Ces dernières constituent un emprunt de la part du syndic, qui déduira les avances perçues des charges de l’année suivante. De même, si elles concernent des travaux ou des opérations n’ayant pas encore été effectuées, les avances sont récupérables lorsqu’un copropriétaire vend un lot. À l’inverse, les provisions sur charges sont des sommes versées à titre « définitif », et ne seront restituées que si le solde est créditeur à la fin de l’exercice budgétaire. Un copropriétaire qui vend son lot ne peut donc pas réclamer de récupérer ses provisions sur charges.
Le syndic peut effectivement exiger le versement d’une avance de trésorerie aux copropriétaires, mais celle celle-ci doit être prévue par le règlement de copropriété. Dans le cas contraire, un vote de l’assemblée générale est nécessaire. Dans tous les cas, l’avance de trésorerie est plafonnée à 1/6e du montant du budget prévisionnel.

3. Un fractionnement trimestriel, semestriel ou annuel

La plupart des copropriétés optent pour un versement trimestriel des provisions sur charges. Toutefois, il n’y a aucune obligation en la matière, sinon celle que le fractionnement doit avoir été approuvé par les copropriétaires lors d'un vote en assemblée générale. Il est donc tout à fait possible d’opter pour un versement semestriel ou encore mensuel. Le montant de chaque échéance est alors évidemment adapté en fonction de cette répartition :

• 1/2 par semestre (un versement tous les six mois, deux par an) ;
• 1/4 par trimestre (un versement tous les trois mois, quatre par an) ;
• 1/12 par mois (un versement par mois, douze par an).

4. Des provisions hors budget prévisionnel

Au-delà des charges courantes, le syndic peut demander des provisions sur charge à titre extraordinaire. C’est le cas pour tous les travaux qui ne relèvent pas du budget prévisionnel, comme les travaux de conservation et d’entretien de l’immeuble, ou les travaux lourds sur les équipements communs. C’est le cas aussi pour tous les travaux à caractère urgent, nécessitant une intervention rapide. Dans ce cas, ces dépenses et interventions exceptionnelles devront être portées à l’ordre du jour et régularisées à l’occasion de la prochaine assemblée générale. De plus, si le caractère urgent des travaux est remis en cause par certains copropriétaires, une action en justice pourra être réclamée afin de trancher.

5. Des conséquences en cas de retard de paiement des provisions

Si un copropriétaire ne règle pas ses provisions sur charge dans les délais prévus par le règlement de la copropriété, malgré une ou plusieurs relances, le syndic est en droit de le mettre en demeure de payer. Le copropriétaire dispose alors d’un délai de 30 jours pour régulariser sa situation, sans quoi il devient automatiquement redevable de la totalité des provisions de l’exercice budgétaire en cours. En effet, en refusant de payer, il met l’ensemble de la copropriété en préjudice financier. Si la situation perdure, le syndic peut agir en justice (sans avoir besoin de l’approbation des copropriétaires) en demandant une injonction de paiement. Les frais engagés pour le recouvrement des impayés seront alors à la charge du copropriétaire en défaut de paiement.

6. Une déduction possible des provisions pour les bailleurs

Le syndic réclame toujours les provisions pour charges aux copropriétaires, qu’ils occupent leur logement ou non. Il ne s’adresse donc jamais aux locataires. Toutefois, les copropriétaires bailleurs peuvent à leur tour imputer certaines de ces charges à leurs locataires. On parle alors de charges récupérables. La liste de ces dernières est définie par la loi (les autres demeurant dues par le seul copropriétaire). Celles-ci correspondent aux dépenses d’entretien et de réparation courants des parties communes, aux services bénéficiant directement au locataire (comme la sortie des poubelles, le ménage, etc.) et tout service d’entretien ou de réparation touchant le logement en lui-même.

Sources de conflit entre propriétaire et locataires, les charges locatives peuvent représenter les trois quarts des charges de copropriété. Leur paiement fait généralement l’objet de provisions sur charges, que le locataire verse avec le loyer mensuel. Il s’agit d’une avance de la part du locataire, avant régularisation en fin d’année en fonction du montant exact des charges de copropriété. Le propriétaire doit être en mesure de justifier une régularisation en sa faveur. Le système des provisions sur charges en matière de charges locatives est le plus répandu.

Au moment de la signature du bail, propriétaire et locataire peuvent néanmoins s’entendre pour fixer un montant forfaitaire des charges locatives. Dans ce cas-là, pas de régularisation annuelle ; le forfait peut être ajusté d’une année sur l’autre, mais pas en cours d’année. Le mode forfaitaire ne peut s’appliquer qu’à la location meublée ou à la colocation.

7. La régularisation en fin d’exercice

À la fin de chaque exercice comptable, suite à l’assemblée générale annuelle, le syndic fait état des comptes de la copropriété. Il rapproche alors le montant total des dépenses et le montant total des provisions payées par les copropriétaires. En cas de solde créditeur, le trop-perçu est restitué aux copropriétaires ; inversement, un supplément de charges peut leur être demandé en cas de solde débiteur. Les copropriétaires bailleurs doivent informer leur locataire de cette régularisation, de même qu’ils doivent leur restituer les trop-perçus ou leur réclamer les sommes restant dues. Les provisions de l’année suivante sont généralement révisées à la hausse ou à la baisse suite à cette régularisation.