Comment établir un budget prévisionnel de copropriété  et le réajuster ?

Lors d’une assemblée générale de copropriété, les copropriétaires votent l’approbation des comptes de l’exercice clos. Ils en profitent pour établir un budget prévisionnel en vue de l’année suivante. Mais il est possible, ensuite, de réajuster le budget prévisionnel de la copropriété pour l’année en cours. Est-ce souhaitable ? Dans quels cas procéder à ce réajustement ? Et quelles sont les règles à respecter ?

Découvrez notre article expliquant comment établir un budget prévisionnel en copropriété.

Qu’est-ce qu’un budget prévisionnel de copropriété ?

Essentiel au bon fonctionnement de la copropriété, voté par l’assemblée générale des copropriétaires dans les six mois qui suivent le dernier jour de l’exercice comptable clôturé, le budget prévisionnel permet d’évaluer les dépenses courantes pour l’année comptable à venir. Il précise les contributions de chaque copropriétaire ainsi que le calendrier des appels de charges.

Établir un budget prévisionnel suppose d’y inclure toutes les dépenses courantes, poste par poste : fonctionnement de la copropriété, administration de l’immeuble, maintenance et entretien – à l’exception des dépenses exceptionnelles, par exemple en vue de travaux d’amélioration ou pour la réalisation d’études techniques.

Néanmoins, établir un budget prévisionnel n’est pas facile, dans la mesure où les dépenses ne sont pas toutes connues à l’avance… Et qu’il vaut mieux surestimer le budget que de le sous-estimer, de façon à ce que le syndic de copropriété puisse s’acquitter des factures ! C’est pourquoi les copropriétaires ont la possibilité de réajuster ce budget en cours d’année.

Établir un budget prévisionnel et le réajuster : quel intérêt ?

Une assemblée générale de copropriété se prononce à la fois sur les comptes de l’année passée (N) et sur le budget de l’année à venir (N+2). Mais ce dernier est « provisionnel », c’est-à-dire qu’il est évalué en amont en fonction du niveau de connaissance du syndic à un instant T.

Les copropriétaires sont ainsi amenés à se prononcer sur un montant de charges « à l’aveugle », sans savoir précisément quelles dépenses seront réalisées pour l’exercice en cours. Compte tenu du nombre de paramètres à prendre en considération, établir un budget prévisionnel s’avère donc très complexe. D’où la possibilité de réajuster ce budget pour l’année en cours (N+1), sur la base des appels de provisions déjà effectués.

L’intérêt ? Pallier le manque de visibilité de l’assemblée générale au moment d’établir un budget prévisionnel, en raison des connaissances insuffisantes au moment du vote, et réajuster le budget de l’année en cours en s’appuyant sur des données plus précises.

Ce processus permet de reporter l’éventuel différentiel sur les appels de provisions qui n’ont pas encore été effectués. Si deux trimestres ont déjà été versés, le trop-perçu sera ainsi soustrait des appels de provisions pour les deux trimestres suivants. Le réajustement est aussi l’occasion de démontrer l’efficacité des actions engagées par la copropriété au regard de la maîtrise des charges, par exemple une réduction drastique des factures énergétiques suite à un changement de contrat de fourniture de gaz.

Notez que le budget prévisionnel de copropriété peut être revu à la baisse… ou à la hausse ! Dans ce dernier cas, le moins-perçu est compensé par les appels de provisions restants.

Dans quels cas de figure procéder à ce réajustement ?

Parce qu’il est difficile d’établir un budget prévisionnel, il n’est pas rare que celui-ci soit sous-estimé ou surestimé. Le réajustement du budget prévisionnel en assemblée générale permet de rapprocher le montant estimé des dépenses réelles, et ainsi d’éviter des régularisations importantes en fin d’année. Imaginons deux cas de figure :

• Les charges de la copropriété ont diminué de façon notable par rapport à l’année passée. Le budget prévisionnel ayant été établi sur la base des informations comptables issues de l’exercice précédent, son montant est trop élevé par rapport à la réalité. Les copropriétaires ont donc versé un trop-plein. Plutôt que de régulariser la situation en fin d’année, ce réajustement permet de soulager les copropriétaires en cours d’année.
• Le budget prévisionnel a été sous-estimé. Les régularisations qui se profilent en fin d’année risquent de peser lourd et de mettre en difficulté les copropriétaires, qui n’auront pas forcément prévu de débourser une grosse somme. Un réajustement en cours d’année évite une régularisation trop importante.

En somme, la possibilité de réajuster en cours d’année permet d’établir un budget prévisionnel de manière plus sereine, sachant qu’il sera aisé de modifier les appels de provisions pour éviter des régularisations trop importantes.

Quelles sont les règles à respecter pour ajuster le budget prévisionnel de l’année en cours ?

Vous envisagez de procéder à un ajustement du budget prévisionnel de copropriété pour l’année en cours ? Sachez que seule l’assemblée générale des copropriétaires a le droit de modifier un budget précédemment voté. Le conseil syndical n’est pas autorisé à le faire.

Le budget prévisionnel doit être revu en bonne entente avec le syndic et le conseil syndical, poste par poste, pour vérifier que les dépenses ont bien été surestimées ou sous-estimées. Puis, le budget corrigé est soumis au vote des copropriétaires lors de l’assemblée générale de l’année concernée – à condition d’avoir été mis à l’ordre du jour.

Notez que le réajustement du budget prévisionnel en cours d’année ne devrait pas être systématique. Un tel processus prend du temps et peut engendrer des complications ou des malentendus entre copropriétaires. Si la copropriété a besoin de recourir à cette procédure année après année, c’est qu’elle échoue à établir un budget prévisionnel cohérent.

C’est donc l’ensemble du processus qu’il faut revoir, les ajustements ne devant être faits qu’à la marge, en cas d’imprévus. Enfin, n’oubliez pas qu’établir un budget prévisionnel suppose la participation de l’ensemble des copropriétaires, et que ce budget peut tout à fait être modifié avant d’être approuvé, pour éviter des réajustements trop réguliers.