Registre d'immatriculation des petites copropriétés : soyez prêts avant la Saint-Sylvestre !

Au 31 décembre 2018, toutes les copropriétés devront avoir été enregistrées auprès du registre d’immatriculation des copropriétés – une obligation imposée par la loi ALUR, déjà entrée en vigueur pour les grandes et moyennes structures. À quoi sert cette procédure d’enregistrement ? Quelles sont les copropriétés concernées ? Tour d’horizon.

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• Combien coûte l’immatriculation des copropriétés ?
• Comment immatriculer une copropriété ?

Registre d’immatriculation des copropriétés : qu’est-ce que c’est ?

Le registre d’immatriculation des copropriétés sert à répertorier les copropriétés privées à usage d’habitat sur l’ensemble du territoire français, et à fournir des informations à leur sujet. Cet « outil de connaissance » réunit des données concernant le nombre de lots, les montants des charges et des budgets prévisionnels, les éventuelles procédures en cours, etc.

Pour les professionnels (notaires, syndic), les particuliers (copropriétaires ou futurs acquéreurs) et les institutions (élus, personnels d’établissements publics), le registre d’immatriculation des copropriétés permet :

• D’accéder à des données statistiques nationales.
• De consulter un annuaire des copropriétés afin de s’informer (par exemple, dans le cadre d’un projet d’acquisition).
• De se faire une idée précise du fonctionnement d’une copropriété, de façon à mettre en œuvre les mesures permettant de corriger et de prévenir les dysfonctionnements constatés

Instauré par la loi ALUR de 2014, le registre est tenu par l’Agence nationale de l’habitat (Anah).

Quelles sont les copropriétés concernées ?

L’obligation d’immatriculation concerne toutes les copropriétés, petites ou grandes, dès lors qu’elles sont à usage d’habitation (partiel ou total) et composées d’au moins un lot, quel que soit leur mode de gestion (syndic professionnel, syndic non-professionnel, coopérative).

Pour simplifier les choses, le législateur a prévu un échelonnement de cet impératif dans le temps : les grandes copropriétés (plus de 200 lots) doivent être enregistrées depuis le 1^er janvier 2017, et les copropriétés moyennes (entre 50 et 200 lots) depuis le 1^er janvier 2018. Cette fois, seules les petites copropriétés, comprenant moins de 50 lots, sont concernées par l’inscription au registre d’immatriculation des copropriétés. Au 1^er janvier 2019, toutes les copropriétés privées de France, qui répondent aux exigences indiquées plus haut, devront avoir été immatriculées.

Notez que l’obligation ne porte que sur les copropriétés qui existaient avant 2017. À compter du 1^er janvier 2017, les nouvelles copropriétés sont immatriculées par le notaire lors de leur création.

Comment procéder à cet enregistrement ?

L’enregistrement auprès du registre d’immatriculation des copropriétés doit être réalisé par le représentant légal de la copropriété, donc le syndic désigné en assemblée générale (ou bien par un notaire s’il s’agit d’une mise en copropriété ou de la vente d’un lot). D’autres personnes peuvent prendre en charge cette démarche dans certains cas de figure :

• Un mandataire ad hoc désigné par le juge en cas d’impayés importants au sein de la copropriété ;
• Un administrateur provisoire s’il n’y a pas de syndic en exercice (il est alors désigné par le président du tribunal de grande instance) ;
• Un syndic provisoire, dans l’attente de la confirmation du nouveau syndic dans ses fonctions par l’assemblée générale.

L’enregistrement se fait exclusivement en ligne, en accédant à la plateforme mise en place par le gouvernement. Il suffit de cliquer sur « Immatriculer une copropriété », puis de s’inscrire. Un identifiant unique permet ensuite de se connecter à la plateforme pour les besoins de l’enregistrement, et d’y revenir à tout moment dans le but d’actualiser les données. En effet, la loi impose également une mise à jour annuelle des informations portées au registre d’immatriculation des copropriétés, dans un délai de deux mois après la tenue de l’assemblée générale de clôture de l’exercice comptable.
Le numéro national attribué suite à l’immatriculation doit apparaître dans les actes de vente des lots de la copropriété.

Notez que le représentant légal peut être rémunéré pour la réalisation de ces démarches. Il peut demander une compensation pour la prestation ponctuelle (l’enregistrement au registre d’immatriculation des copropriétés). L’actualisation annuelle des informations fait partie des prestations de gestion courante.

Une fois connecté au registre d’immatriculation des copropriétés en ligne, le télédéclarant (terme qui désigne la personne chargée d’accomplir les démarches auprès du registre) doit renseigner plusieurs champs obligatoires :

• Les données d’identification de la copropriété : nom, adresse, date de création du syndic, nombre et nature des lots, nom et statut juridique du syndic.
• Les données financières : montant des charges, budget prévisionnel, montant des provisions pour travaux, impayés, dettes du syndic, etc. Toutes ces informations doivent être issues du dernier exercice comptable approuvé par l’assemblée générale. Seules les très petites copropriétés (moins de 10 lots) dont le budget prévisionnel ne dépasse pas 15 000 euros ne sont pas tenues d’indiquer les informations relatives aux impayés et aux dettes des copropriétaires.
• Les données techniques : date de construction de l’immeuble, nombre de bâtiments, nombre d’ascenseurs, mode de chauffage, étiquette énergétique.
• Les données particulières : en cas de difficultés, celles-ci doivent être portées au registre d’immatriculation des copropriétés (nomination d’un mandataire ad hoc, mesures de sauvegarde, injonction…).

Ces informations, notamment financières, doivent ensuite être actualisées tous les ans.

Que risquez-vous en cas de manquement à cette obligation ?

Vous avez omis de procéder à l’enregistrement auprès du registre d’immatriculation des copropriétés, ou vous pensiez que cette obligation ne vous concernait pas ? Le risque, c’est la mise en demeure par l’Agence nationale de l’habitat ou par un copropriétaire. Dans ce cas de figure, si la situation n’est pas régularisée dans le mois qui suit la mise en demeure, votre syndic peut être condamné par l’Anah à verser 20 euros par semaine de retard… et par lot !

En outre, sachez que l’immatriculation d’une copropriété est obligatoire pour bénéficier de certaines aides attribuées par l’État, par les collectivités locales et par les établissements publics, comme l’éco-prêt à taux zéro ou le programme Habiter Mieux Copropriétés de l’Anah (deux mécanismes de soutien dans le cadre de travaux d’amélioration ou de rénovation énergétique). Il est donc essentiel de bien respecter cette obligation, et d’inscrire votre copropriété au registre d’immatriculation des copropriétés, si ce n’est pas encore fait.