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Pour aider les copropriétés à combattre l’absentéisme des copropriétaires aux assemblées générales, la loi Elan a autorisé leur tenue de manière dématérialisée via l’audioconférence ou la visioconférence. Cette disposition a été renforcée par le gouvernement dans le contexte de crise sanitaire due à la Covid-19. Mais concrètement, comment ça marche ? On vous donne le manuel de l’assemblée générale de copropriété en visioconférence !
De nombreuses décisions sont essentielles à la vie en copropriété : les travaux, leur mode d’exécution, l’installation d’équipements, l’approbation des comptes, le renouvellement du syndic ou encore des modifications à apporter au règlement de copropriété doivent être votés en assemblée générale par les copropriétaires. Mais leur présence physique n’est désormais plus obligatoire. La loi Elan du 23 novembre 2018 autorisait déjà la participation en visioconférence des copropriétaires aux assemblées générales.
Un récent décret du 29 juin 2019 ajoute que tout copropriétaire peut participer à une AG via Skype, Facetime ou un numéro de téléphone dédié sous réserve de pouvoir être clairement identifié. Le copropriétaire empêché a légalement trois jours pour prévenir le syndic qu’il assistera à l’assemblée générale de manière dématérialisée.
Depuis le début de la crise sanitaire et avec l’instauration des gestes barrières pour réduire la transmission de la Covid-19, les copropriétés qui avaient déjà voté cette disposition ont pu mettre à profit cette mesure. Les autres copropriétés en revanche n’ont pu tenir leur AG et ont accumulé du retard dans leur gestion courante. L’ordonnance du 20 mai 2020 a donné le droit au syndic de la copropriété, sur simple décision, de recourir à la visioconférence jusqu’au 31 janvier 2021. Il n’a toutefois pas le droit de surfacturer cette prestation.
Bon à savoir : Si le copropriétaire a désigné un mandataire, celui-ci est autorisé à participer à l’AG en visioconférence.
Depuis le 1er février 2021, le recours à la visioconférence doit être décidé à la majorité de l’article 24, c’est-à-dire à la majorité des voix exprimées par les copropriétaires présents et représentés. Cela signifie qu’il doit figurer à l’ordre du jour de l’AG dès cette année. La tenue de l’assemblée générale des copropriétaires en visio doit être votée sur présentation d’un ou plusieurs devis à l’initiative du conseil syndical.
Les solutions techniques adoptées doivent répondre à un certain nombre d’obligations :
Le syndic joue un rôle de conseil dans le choix du logiciel, mais il ne peut imposer son choix. Le syndicat des copropriétaires reste donc souverain. Toutefois, le syndic peut toujours refuser de l’utiliser.
Quel que soit le système adopté, il est à la charge de la copropriété. Certains syndics sont déjà équipés de systèmes parfaitement fiables ou ont souscrit un abonnement. Nombre d’entre eux le proposent gratuitement. D’autres risquent de le surfacturer. Or, il n’y a aucune raison de faire payer un abonnement par copropriété.
Skype, Zoom, Google Meet, LiveStorm, etc. : les systèmes de visioconférence grand public ont l’avantage d’être gratuits. Toutefois, ils présentent beaucoup moins de garanties pour l’identification des participants, la confidentialité et la continuité de la retransmission. Quoi qu’il en soit, il est obligatoire de mentionner dans le procès-verbal, le moindre incident technique ayant empêché un copropriétaire d’utiliser son vote.
Le syndic a l’obligation de joindre à la convocation de l’assemblée générale un formulaire de vote par correspondance pour pallier l’absence de réseau internet chez un copropriétaire. Si la convocation pour une AG en présentiel a déjà été envoyée, le syndic doit prévenir le syndicat de copropriété du changement en visioconférence au minimum 15 jours avant la date de l’AG.
Le principe est simple. Les copropriétaires se connectent à l’extranet dédié via un PC, une tablette ou un téléphone mobile le jour J. L’interface permet de partager des documents visibles par tous. Ils sont préenregistrés de manière à pouvoir les consulter avant l’AG. Les votes par correspondance sont préenregistrés également.
Des fonctionnalités très simples permettent d’interagir avec les participants. Chacun peut lever la main virtuellement pour demander la parole. Dès qu’il intervient, son image apparaît sur l’écran des autres copropriétaires.
L’avantage de la visioconférence est de pouvoir inviter des prestataires ou des fournisseurs qui n’ont pas toujours la possibilité de se déplacer.
Le syndic assure un suivi des connexions (arrivées et départs) pour tenir la feuille de présence où sont indiqués le nom et le domicile des participants et celui de ceux ayant voté par correspondance. Les éventuels mandataires y sont également notés ainsi que le nombre de voix dont ils disposent.
Bon à savoir : Depuis l’ordonnance du 20 mai 2021 et jusqu’au 31 janvier 2021, un mandataire recevant plus de trois délégations peut détenir jusqu’à 15% des voix.
L’émargement n’est pas requis en visioconférence, la participation de chacun est certifiée exacte par le président de séance désigné par l’assemblée générale.
Les participants votent depuis l’extranet. Les tantièmes des votants, absents et représentés sont pris en compte automatiquement. Les résultats des votes sont récupérés dans l’espace syndic.
Pour vérifier le décompte des voix, le syndic cite à voix haute le nom des copropriétaires ayant voté pour ou contre une résolution ou s’étant abstenu.
A l’issue de l’assemblée générale des copropriétaires, le procès-verbal, le compte-rendu et l’ensemble des données (connexions, déconnexions, etc.) sont téléchargeables dans l’extranet.
L'assemblée générale en visioconférence peut réduire considérablement l’absentéisme. Elle facilite ainsi les prises de décisions, surtout par les copropriétaires bailleurs géographiquement éloignés. Les systèmes sont fiables et les risques de coupure marginaux, car ces systèmes ont été rôdés dans le monde de l'entreprise et leur utilisation s'est démocratisée avec le confinement. Tout incident est de toute façon mentionné dans le compte-rendu.
La durée d’une assemblée générale dématérialisée est en général identique à celle tenue en présentiel.
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