La checklist pour une assemblée générale de copropriété réussie

Vous êtes élu.e au conseil syndical ou simple copropriétaire ? L’organisation de l’assemblée générale de la copropriété est l’affaire de tous dans l’immeuble, car les décisions qui y sont votées impactent les charges, le cadre de vie et plus globalement le quotidien des occupants. Pour vous assurer que rien de l’AG de copro ne vous échappe, appuyez-vous sur notre checklist !

La convocation : des obligations à checker

Un premier point : si nous sommes le 31 décembre et qu’aucune assemblée générale des copropriétaires ne s’est déroulée depuis le 1er janvier dernier, il y a quelque chose qui cloche avec le syndic de copropriété. Il doit en effet en organiser une au moins une fois par an, afin a minima de voter l’approbation des comptes, le quitus et le budget prévisionnel. Il se peut toutefois que l’AG de copro annuelle ait bien été organisée, mais que le syndic ait oublié de vous convoquer. Dans ce cas, vous pouvez obtenir l’annulation de l’assemblée générale, et cela, jusqu’à dix ans après sa tenue ! Une annulation qui entraine par ailleurs la nullité des résolutions votées…

Et même si la convocation vous a bien été adressée, le syndic doit veiller à vous notifier de l’organisation de l’AG au moins vingt-et-un jours avant la date prévue. Si ce délai n’est pas respecté, c’est une nouvelle occasion pour un copropriétaire procédurier d’obtenir l’annulation de la réunion ! Le même résultat peut être obtenu en cas d’irrégularité dans la convocation, qui doit mentionner plusieurs informations obligatoires (date, horaire, lieu, ordre du jour, annexes).

S’il vous est impossible d’assister à l’assemblée générale de la copropriété, mais que vous souhaitez prendre part au vote, vous avez deux possibilités :

• donner mandat à une personne pour vous faire représenter ;
• effectuer un vote par correspondance.

L’ordre du jour : l’annoter et même le compléter !

Consulter l’ordre du jour et les annexes joints est évidemment indispensable pour orienter son vote à partir d’éléments concrets. C’est aussi en annotant cet ordre de jour que vous pourrez participer au débat lors de l’assemblée générale des copropriétaires, préalable au vote de la résolution.

Il faut savoir que le syndic de copropriété n’a pas les mains libres au moment d’éditer l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale : il doit consulter le conseil syndical. Une réunion préparatoire est en effet nécessaire (et obligatoire) pour finaliser l’ordre du jour.

Mais les copropriétaires aussi peuvent demander l’inscription d’une question à l’ordre du jour, par l’intermédiaire du conseil syndical ou directement auprès du syndic de la copropriété. Pour vous donner toutes les chances de la voir apparaître à l’ordre du jour de la prochaine AG, vous devrez toutefois vous y prendre bien en amont, idéalement via une lettre recommandée avec accusé de réception. Il s’agira d’un projet de résolution, qui peut avoir pour sujet la réalisation de travaux ou d’aménagements dans l’immeuble par exemple, ou de modification du règlement de copropriété. Le syndic n’a pas principe pas le droit de refuser l’inscription d’une question à l’ordre du jour, dès lors qu’elle concerne une décision requérant l’autorisation de l’assemblée générale.

La mise en concurrence : un nombre de devis variable

Voter en assemblée générale des copropriétaires, c’est parfois choisir entre différents prestataires pour des travaux, des contrats de maintenance ou même pour le syndic de la copropriété. Et pour choisir, il faut disposer par définition disposer d’un choix ! La loi SRU impose la mise en concurrence, mais c’est à l’AG de copro de fixer le montant à partir duquel cette obligation entre en compte. Mais si aucun vote n’a eu lieu autour de ce seuil, la mise en concurrence n’est pas systématique ! Quant au nombre d’entreprises mises en concurrence, il est d’au moins deux sauf modalité différente votée par l’assemblée générale. C’est au syndic d’effectuer les demandes de devis auprès des entreprises. Mais un copropriétaire peut aussi proposer un devis supplémentaire !

À noter : l’AG peut dispenser le conseil syndical de mise en concurrence du syndic.

Le déroulement de l’assemblée générale : un cérémonial à respecter

Une AG de copro est une réunion extrêmement codifiée : le syndic doit d’abord faire signer une liste des émargements aux personnes présentes, indiquer les tantièmes de chacun et le décompte des copropriétaires présents (ou représentés) et absents. Viennent ensuite les votes du président de séance et du secrétaire de l’assemblée générale. La réunion s’ouvre sur le compte rendu des activités du conseil syndical, avant d’aborder les résolutions soumises au vote. Elles sont précédées par un exposé du syndic et un temps d’échange entre les participants.

Un copropriétaire en désaccord avec une résolution votée peut mener une action en contestation auprès du tribunal dans les deux mois qui suivent la réception du procès-verbal de l’assemblée générale. Pour cela, vous devez avoir voté dans le sens contraire de la majorité (opposant) ou ne pas avoir participé au vote (défaillant). Des motifs d’annulation ? Des irrégularités comme une résolution votée avec la mauvaise majorité ou sans avoir été inscrite préalablement à l’ordre du jour par exemple.

La mise en application des résolutions votées : vigilance sur le délai d’exécution

Le vote d’une résolution en assemblée générale de copropriété, qui figure noir sur blanc dans le procès-verbal, ce n’est pas un aboutissement mais au contraire un début. À charge pour le syndic de la copropriété de mettre en application les décisions prises par l’AG : c’est son rôle et son devoir de les exécuter. La plupart du temps, cela se traduit par la signature des contrats avec les prestataires de l’immeuble (travaux, maintenance, assurance, etc.). Mais dans quel délai ? Après « purge du délai de recours » comme c’est indiqué dans l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965, c’est-à-dire jusqu’à deux mois après notification des copropriétaires du PV d’AG. Côté délai maximum en revanche, la loi est silencieuse. Un syndic peut expliquer un retard dans l’exécution des travaux par un manque de fonds pour honorer l’engagement, ce qui peut arriver en cas de défaut de paiement des charges par un ou plusieurs copropriétaires. S’il ne dispose pas de motif légitime en revanche, sa responsabilité pourra être engagée en cas d’exécution des travaux trop tardive lorsque cela cause un préjudice à l’immeuble. Cela peut même devenir un motif de révocation.