Assemblée générale annuelle de copropriété : suivez le guide !

L’assemblée générale annuelle de copropriété est le moment clé de la vie d’un immeuble, car c’est là où sont prises les décisions nécessaires à son bon fonctionnement. C’est pourquoi la présence de tous les copropriétaires est recommandée, afin d’échanger autour des différentes questions notées à l’ordre du jour. Rébarbatif ? Non, citoyen ! Car il vaut mieux participer aux prises de décision plutôt que de les subir...

La règle : au moins une assemblée générale de copropriété par an

La loi précise que l’assemblée générale doit être réunie au moins une fois par an, même si elle peut être réunie autant de fois que cela est nécessaire. La réunion annuelle de l’AG de copropriété est en effet le moment où sont évoqués et approuvés les comptes et le budget prévisionnel.

Une convocation doit être adressée à chaque copropriétaire, au moins 21 jours avant la tenue de l’assemblée générale. Il est toutefois possible que le règlement de copropriété prévoie un délai plus long. Cette convocation, qui doit mentionner la date, l’heure et le lieu de l’assemblée générale, peut être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception, remise en main propre ou bien envoyée par courrier électronique recommandé.

La réunion de « l’AG de copro » peut être à l’initiative de différentes protagonistes :

• le syndic de copropriété ;
• le conseil syndical ;
• un ou plusieurs propriétaires, s’ils représentent au moins un quart de l’ensemble des voix des copropriétaires.

Selon les questions qui y seront abordées, la convocation doit comprendre un certain nombre de documents visant à informer et faciliter les prises de décision. Pour l’AG annuelle, il s’agira notamment des documents comptables et financiers.

L’ordre du jour : la transparence est de mise, la clarté aussi

La convocation à l’assemblée générale de copropriété doit mentionner obligatoirement l’ordre du jour, de façon claire et précise. Il s’agit de regrouper en fait toutes les différentes questions à aborder lors de la réunion. En effet, si l’ordre du jour n’est pas assez clair, une remise en cause des délibérations pourrait avoir lieu. De même, l’assemblée générale ne pourra voter que sur les questions évoquées à l’ordre du jour, même si d’autres points peuvent être abordés librement sans pour autant nécessiter de vote.

Dans le cas de l’assemblée générale annuelle des copropriétaires, il s’agit d’une AG « ordinaire ». L’ordre du jour prend toute son importance lors d’une assemblée générale extraordinaire, convoquée dans un but bien précis, comme la réalisation de travaux. Parmi les éléments à l’ordre du jour lors d’une AG annuelle de copropriété, outre les comptes et le budget prévisionnel, viennent les questions du quitus au syndic – l’approbation de sa gestion de l’immeuble – et de la désignation du syndic et des membres du conseil syndical. Autres sujets récurrents : le fonds de travaux obligatoire et l’avance de trésorerie, ainsi que les seuils de consultation du conseil syndical et de mise en concurrence des marchés et contrats.

AG de copropriété, un exercice de démocratie participative

Chaque propriétaire, ainsi que le conseil syndical, peut demander à ce qu’une question soit inscrite à l’ordre du jour, et il a simplement à en informer le syndic suffisamment en amont par rapport à la date prévisible de l’assemblée générale. Si un propriétaire n’informe pas assez à l’avance le syndic sur une question qu’il souhaite porter à l’ordre du jour, elle sera reportée à l’assemblée générale suivante. Autant dire plusieurs mois dans la plupart des cas...
Pour ajouter une question à l’ordre du jour, le propriétaire doit en informer le syndic par courrier recommandé avec accusé de réception, et ce, de façon claire et précise. La question doit par ailleurs être rédigée dans l’optique de pouvoir procéder à un vote positif ou négatif à ce propos.

Un déroulement très réglé

L’assemblée générale annuelle de copropriété doit suivre un déroulé précis, qui débute par la signature d’une feuille de présence. Celle-ci comporte à la fois le nom des copropriétaires ou des mandataires présents, mais également les tantièmes de chacun. Document obligatoire, la feuille de présence doit ensuite figurer en tant qu’annexe au procès-verbal de l’assemblée générale. La seconde étape est la désignation d’un président de séance, qui ne peut être le syndic ou un partenaire, dont le rôle est d’animer les débats et de faire procéder au vote des résolutions. Il doit ainsi contrôler le nom des votants ainsi que le nombre de voix lors de l’adoption ou non d’une résolution. S’en suivent les élections des scrutateurs et du secrétaire, avant le vote des différentes résolutions indiquées à l’ordre du jour.

Les votes, le temps fort d’une AG de copropriété

Les copropriétaires doivent se prononcer pour ou contre une décision, ou alors s’abstenir de voter. Chaque propriétaire dispose d’un nombre de voix qui est proportionnel à son tantième, c’est-à-dire à la quote-part de parties communes dont il est propriétaire. Cependant, dans le cas où un propriétaire posséderait une quote-part supérieure à la moitié, il ne disposerait en fait que du nombre de voix de la somme des voix des autres copropriétaires.

Selon le type de questions abordées, les règles de vote ne sont pas les mêmes :

• Pour des questions relatives à l’administration générale de la copropriété et à l’entretien courant, le vote se fait à majorité simple, c’est-à-dire à la majorité des copropriétaires présents ou représentés.
• pour des questions relatives à la désignation ou à la révocation du syndic, ou encore à des travaux concernant la transformation de l’immeuble ou les compteurs d’eau ou d’énergie, le vote se fait à la majorité absolue. À la différence de la majorité simple, le vote inclut les copropriétaires présents, représentés et absents.
• Certaines questions nécessitent la double majorité des voix ou l’unanimité. C’est le cas pour la modification du règlement de copropriété ou encore la vente d’une partie commune. La double majorité signifie la majorité des copropriétaires représentant au moins les 2/3 des voix des copropriétaires.

A savoir : un copropriétaire qui ne peut être présent à l’AG annuelle de copropriété peut donner pouvoir à un mandataire ou un autre copropriétaire, pour être représenté et voter en son nom.