Comprendre le document d’appel de charges

Le syndic de copropriété émet régulièrement des appels de fonds – chaque trimestre généralement – afin de constituer la trésorerie de l’immeuble pour faire face aux dépenses prévues.

C’est en effet ainsi que les copropriétaires procèdent au paiement des charges de copropriété, dont le montant dépend du budget prévisionnel voté par l’assemblée générale et des tantièmes détenus par chacun. Le document d’appel de charges contient ces informations en toute transparence.

Le paiement des charges de copropriété, comment ça marche ?

Selon la fréquence à laquelle l’assemblée générale des copropriétaires en a décidée, vous recevez l’appel de charges courantes chaque mois, chaque trimestre ou chaque semestre. Par charges courantes, on entend deux catégories de charges correspondent à des postes de dépenses distincts, qui se répartissent de manière différente entre les copropriétaires :

• Les charges générales sont réparties en fonction de la valeur relative de chaque lot de copropriété (tantièmes)
• Les charges spéciales sont réparties en fonction de l’utilité que les éléments d’équipement et services collectifs présentent à l’égard de chaque lot

Une subdivision peut être prévue par le règlement de copropriété concernant les charges, notamment lorsque la copropriété comprend plusieurs bâtiments, ou plusieurs escaliers. On parle alors de «spécialisation des charges».

Par exemple, le règlement de copropriété peut prévoir que les propriétaires du bâtiment A participent aux charges d’entretien du bâtiment A, ceux du bâtiment B aux charges du bâtiment B.

Lors de l’approbation de l’arrêté des comptes à la fin de chaque exercice, les charges provisionnelles sont régularisées en fonction des dépenses réelles :

• Soit les copropriétaires se voient demander le versement d’un complément de charges
• Soit le trop-versé est imputé sur les charges de l’année suivante

En plus des charges de copropriété, des appels de fonds pour travaux – votés en assemblée générale ou travaux urgents – peuvent être demandés. Ces dépenses ne sont pas inclues dans le budget prévisionnel. Si des travaux exceptionnels ont été votés en AG, vous pouvez recevoir un document complémentaire reprenant ces charges mais le principe reste le même.

Que comprend un document d’appel de charges ?

C’est le syndic de copropriété qui adresse le document d’appel de charges à chaque copropriétaire. Il comporte un certain nombre d’informations relatives à l’identification de chaque partie :

• L’identité du copropriétaire
• L’identité du syndic
• L’identité de la copropriété
• Les coordonnées du comptable

Viennent ensuite les informations relatives à l’appel de fonds :

• La date de l’échéance
• Le solde du compte du copropriétaire
• Le montant des charges à s’acquitter
• Le coupon à joindre au règlement (sauf prélèvement automatique)

En annexe, le document d’appel de fonds détaille les éléments de comptabilité qui concernent les charges courantes du copropriétaire sur l’exercice :

• La nature de l’avance de charges (avance de trésorerie ou avance travaux)
• Les montants par lots détenus au sein de la copropriété
• Les montants par postes (charges communes générales, charges par bâtiment)
• Les tantièmes totaux et les tantièmes du copropriétaire pour chacun des postes
• La quote-part des parties communes à la charge du copropriétaire pour chacun des postes

Retrouvez quelques explications en téléchargeant notre document :

Copropriétaires, découvrez votre appel de charges

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter notre rubrique parole d’expert sur notre blog.

Comment effectuer le paiement des charges provisionnelles ?

Dans le cas d’appels de fonds trimestriels – la pratique la plus répandue dans les copropriétés –, le paiement des charges courantes s’effectue généralement le premier jour de chaque trimestre ou de la période fixée par l’AG de copropriété.

Le document d’appel de charges est donc adressé en amont par le syndic à l’ensemble des copropriétaires, par lettre simple ou par email dès lors que ce mode d’envoi a été accepté. Le paiement peut s’effectuer par différents moyens (prélèvement automatique, virement, chèque, espèces).

Si le copropriétaire dépasse la date d’échéance indiquée dans le document d’appel de fonds, le syndic peut adresser des relances puis une mise en demeure du mauvais payeur. Si ce dernier ne s’exécute pas, le litige peut aller devant un tribunal et se traduire pour le copropriétaire par le paiement de l’ensemble du restant des charges provisionnelles pour l’exercice.

Un copropriétaire en difficulté financière peut aussi s’adresser au syndic pour étudier la mise en place d’un échelonnement des paiements.

Charges de copropriété : comment faire des économies ?

Vos charges de copropriété vous paraissent élevées ? Il existe de nombreuses astuces pour parvenir à les baisser, que ce soit au niveau des équipements du bâtiment ou des services utilisés. Voici les principales.

• Vérifiez les contrats signés avec les différents prestataires intervenant dans la copropriété (entretien des espaces verts, des parties communes, des ascenseurs, etc.). Il s’agit notamment de contrôler les montants payés, les durées, les prestations incluses…
• Mettez en concurrence vos prestataires avec d’autres entreprises susceptibles de proposer les mêmes services à des tarifs plus accessibles.
• Lorsque de gros travaux s’annoncent (ravalement de façade notamment), multipliez les devis pour trouver le meilleur rapport qualité-prix.
• Vérifiez les taux de TVA appliqués par certains prestataires, qui facturent systématiquement à 20 % alors qu’ils ont droit à une TVA réduite à 10 %
• Faites réaliser un diagnostic de performance énergétique (DPE). Il s’agit là de privilégier le long terme au court terme : mieux vaut procéder à un ravalement de façade coûteux une seule fois, que d’avoir des factures de chauffage très élevées tous les hivers !
• Individualisez les consommations d’eau et de chauffage, afin de vous assurer que chaque copropriétaire ne paie que ce qu’il consomme réellement.
• Étudiez le contrat qui vous lie à votre syndic de copropriété et les prestations qu’il vous facture : un syndic en ligne peut, par exemple, vous faire réaliser des économies non-négligeables — jusqu’à 50 % des honoraires de gestion !

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