Les 12 points du procès-verbal de l'assemblée générale des copropriétaires

Au cours de l’assemblée générale annuelle, comme durant les AG extraordinaires se tenant parfois en milieu d’année, de nombreuses décisions sont votées concernant la gestion et la vie de la copropriété. Budget prévisionnel, travaux, choix du syndic sont autant de décisions importantes qui sont prises au cours de cette réunion. De ce fait, le procès-verbal revêt une grande importance : ce document, rédigé par le syndic à l’issue des échanges, permet de synthétiser les débats, et surtout de dresser un état des lieux des résultats des votes pour chaque résolution. Ce document fait foi envers les copropriétaires présents comme absents le jour de l’AG. Quelle forme doit prendre le PV d’AG, et quels points doit-il aborder ? Nos réponses.

1. Un document papier ou numérique

Traditionnellement, le procès-verbal est un document au format papier. Une fois édité par le syndic, celui-ci est généralement adressé par voie postale à l’ensemble des copropriétaires, présents ou non au cours de la réunion. Toutefois, et a fortiori depuis l’expérience de la pandémie, de plus en plus de syndics font le choix d’un procès-verbal au format électronique. La feuille de présence, le PV et l’ensemble des documents annexes sont alors mis à disposition au format PDF, soit par courrier électronique, soit par le biais d’un extranet dédié.

2. Le contenu détaillé du PV d'assemblée générale

Le PV d'assemblée générale doit contenir un ensemble d'informations précises pour assurer sa validité et garantir une transparence optimale pour tous les copropriétaires. En plus des résultats des résolutions votées, il est important d'inclure dans le PV d'assemblée générale la liste des copropriétaires présents, représentés et absents lors de la réunion, ainsi que la répartition des voix de chacun. 

Le PV doit également mentionner les échanges ayant eu lieu pour chaque point de l'ordre du jour, sans pour autant rentrer dans les détails, mais en offrant un résumé des débats pour permettre une compréhension aisée des enjeux pour les copropriétaires absents.

3. Les résultats des résolutions votées

Le procès-verbal de l’assemblée générale des copropriétaires reprend point par point les différentes résolutions à l’ordre du jour. Pour chacune d’entre elles, on trouve une brève synthèse des débats et des échanges ayant eu lieu en AG : là encore, l’idée n’est pas d’être exhaustif, mais d’offrir un résumé clair des discussions, qui puisse être compris par un copropriétaire n’ayant pas pu être présent. Puis, le résultat des votes est indiqué, en précisant si la résolution est adoptée ou non.

4. Une trace des votes contre et des abstentions

Le procès-verbal se doit d’être exact et de tenir compte de la réalité des votes. C’est pourquoi la feuille de présence de l’AG est annexée au PV : elle permet de savoir quels copropriétaires étaient présents, combien de voix chacun d’entre eux possède (en tenant compte de la répartition des tantièmes) et lesquels ont voté pour les différentes résolutions. Pour chaque question, le nombre de votes « contre » et le nombre d’abstentions sont comptabilisés, et indiqués de manière claire dans le procès-verbal. Un copropriétaire défaillant – ni présent ni représenté par un tiers – est considéré comme s’abstenant.

5. Les réserves formulées sur la régularité des décisions

Les assemblées générales de copropriétaires sont parfois l’occasion de désaccords, voire d’échanges vifs, et malgré le caractère tangible du vote, il arrive parfois que certaines résolutions soient votées en dépit de sérieuses oppositions de la part d’un ou plusieurs copropriétaires. Lorsqu’à l’issue des délibérations, l’un d’entre eux exprime des réserves claires sur la régularité des décisions, il convient de le mentionner noir sur blanc dans le procès-verbal. En revanche, si un copropriétaire a voté « Pour », ses réserves éventuelles n’ont pas à être inscrites.

6. Les incidents ayant empêché le vote

Alors que de plus en plus d’assemblées générales ont recours à la visioconférence, ou à d’autres moyens de communication électronique, des copropriétaires peuvent rencontrer des problèmes techniques au cours de la réunion : coupure du signal, problème d’accès à la conférence, vote qui ne s’enregistre pas… Tout incident technique survenant au cours de l’AG doit être scrupuleusement consigné dans le PV.

7. Les mandats sans indication du mandataire

Lorsqu’un copropriétaire ne peut être présent à l’assemblée générale, il peut confier son pouvoir de vote à un mandataire — on parle aussi de procuration, dans le langage courant. Toutefois, il est également possible de ne pas préciser le nom d’un mandataire, et de choisir en lieu et place de laisser le président de séance, ou un membre du conseil syndical, le choix de distribuer son mandat de vote. Dans ce cas, le procès-verbal doit également le préciser.

8. Des signatures pour les personnes encadrant l’AG

Le procès-verbal n’a de valeur légale que s’il est signé par l’ensemble des acteurs suivants :

• le président de séance ;
• le secrétaire ;
• le ou les scrutateurs ayant supervisé le dépouillement des bulletins de vote.

Leur signature doit avoir lieu plus tard dans les 8 jours qui suivent l’assemblée générale des copropriétaires, au risque de compromettre la validité du PV.

9. Une notification pour les copropriétaires opposants ou défaillants

Le PV sert aussi à notifier les copropriétaires défaillants ou opposants des décisions qui ont été prises au cours de l’assemblée générale, et qui seront donc mises en place. Le syndic doit envoyer la notification à l’ensemble de ces copropriétaires ayant voté contre ou ne s’étant pas présenté à l’AG, par lettre recommandée avec avis de réception, ou par courrier électronique. L’usage veut toutefois que l’on envoie également la notification aux copropriétaires ayant voté « Pour ». Cette notification a une valeur légale, puisque c’est à compter de son envoi que démarre le délai de deux mois au cours duquel un copropriétaire peut s’opposer à une résolution devant un tribunal compétent.

10. Affichage obligatoire pour certaines décisions

Dans le cas de l’adoption de résolutions affectant les conditions d’occupation de l’immeuble, comme des travaux affectant les parties communes intérieures et extérieures, il est obligatoire d’afficher ces décisions dans les parties communes. Cela permet de s’assurer que l’ensemble des occupants – y compris les locataires, par exemple – soit au courant d’éventuels désagréments à venir.

11. Un document accessible sur l’extranet ou sur demande

Indépendamment de l’envoi éventuel du PV par courrier ou par e-mail, le syndic doit se tenir à la disposition de tout copropriétaire faisant la demande d’une copie ou d’un extrait du procès-verbal. Pour un envoi papier, le syndic peut réclamer des frais d’expédition au demandeur. Une solution plus économique et plus simple pour tous est de recourir à un extranet : un espace numérique accessible par tous les copropriétaires, sur lequel seront hébergés l’ensemble des documents relatifs à la vie de la copropriété, dont les PV d’AG.

12. L'accès au PV d'assemblée générale pour les copropriétaires absents ou représentés

Les copropriétaires qui n'ont pas pu assister à l'assemblée générale ou qui étaient représentés par un autre copropriétaire ont également le droit d'accéder au PV d'assemblée générale. Ils peuvent en faire la demande auprès du syndic, qui doit leur fournir une copie ou un extrait du PV dans un délai raisonnable. 

Vous l’aurez compris : il est essentiel que tous les copropriétaires, présents ou non à la réunion, aient accès au PV d'assemblée générale pour prendre connaissance des décisions prises et s'assurer de leur conformité avec les règles de la copropriété. L'accès au PV d'assemblée générale permet également aux copropriétaires absents et représentés de vérifier que leur position a bien été prise en compte lors des délibérations et des votes.