Le rôle de chacun pour la préparation de l’assemblée générale

Votre gestionnaire syndic One est présent à toutes les étapes du processus de préparation d’une assemblée générale avec l’aide des membres du conseil syndical.

Le syndic et le conseil syndical en première ligne

Si l’assemblée générale a lieu au moins une fois par an, celle-ci se prépare souvent plusieurs mois avant qu’elle n’ait lieu. La concertation et la communication régulière entre le syndic et les membres du conseil syndical est primordiale. La messagerie du site doit permettre à chacun de rester en contact quasi permanent.

A la fin de chaque exercice comptable, le syndic interpelle les membres du conseil syndical sur la prochaine assemblée générale qui se déroulera dans les six mois qui suivent. Il vous proposera une date de tenue, vous rappellera de relever les décompteurs d’eau le cas échéant, de communiquer les devis en possession du CS sur des travaux à valider ou encore de rédiger le rapport de gestion annuel du conseil syndical. Ses membres auront un mois pour modifier la date proposée si besoin. Au-delà, la modification de calendrier sera plus difficile voire impossible pour des raisons d’organisation du service.

Le conseil syndical a un rôle de vigie

Le conseil syndical se réunit quelques semaines avant la date de l’AG de copropriété pour examiner les comptes de l’exercice précédent clos et en fixer l’ordre du jour définitif. Il communiquera au syndic ses remarques ou demandes de correction. Ce dernier préparera les convocations selon ces recommandations et les enverra aux copropriétaires par courrier recommandé, remise en main propre réalisée par le conseil syndical, ou tout autre moyen reconnu par la loi et validé par les copropriétaires.

Avant l’assemblée générale des copropriétaires, le syndic prépare téléphoniquement la réunion avec le président du conseil syndical et lui communique tous les outils pour bien la réussir (feuille de présence, PV pré rempli, documents d’aide à la tenue de l’AG, etc.). Tous ces documents sont mis à disposition dans la box AG dédiée (menu assemblée générale/les box). Une application en ligne pour la tenue de l’AG est disponible et vous assure un plus grand confort et la garantie que le procès verbal sera parfaitement conforme (menu assemblée générale/tenue d’une AG).

A savoir : les membres du conseil syndical sont chargés de trouver des prestataires locaux susceptibles de répondre aux besoins de travaux de la copropriété. Les devis sont transmis au syndic pour examen lors de la prochaine assemblée générale de copropriété ou validation immédiate suivant la nature des travaux.