Votre lexique : les essentiels de la copropriété à connaitre

LEXIQUE DE LA COPROPRIÉTÉ :
Vous êtes nouveau dans le monde de la copropriété ? Vous venez d’acheter un bien, mais vous ne comprenez pas tout le langage de la copropriété ? Alors ce lexique est fait pour vous !

A

Annexion :
L’appropriation d’une partie commune sans avoir sollicité en amont l’autorisation de l’assemblée générale des copropriétaires.

Aliénation des parties communes :
L’attribution ou la vente d’un lot commun en jouissance exclusive. Il existe des aliénations volontairement consenties par le syndicat de copropriété, ou contraintes en vertu de dispositions législatives ou réglementaires.

Appel de fonds :
Les appels de fonds sont réglés par les copropriétaires au syndic. Il en existe de deux types :
• les appels de fonds pour régler les charges générales, en général payées en début de chaque trimestre.
• les appels de fonds pour régler les travaux et dépenses exceptionnelles.

Assemblée générale ordinaire :
Réunion qui se tient au moins une fois l’an, à laquelle sont conviés par le syndic tous les copropriétaires, afin qu’ils prennent part aux votes des résolutions à l’ordre du jour.

Assemblée générale extraordinaire :
Il s’agit d’une assemblée qui n’est pas « ordinaire ». On peut y débattre de tous les problèmes des questions spécifiques: travaux, etc., sur lesquelles on n’a pu délibérer en assemblée générale ordinaire, elle permet de pouvoir prendre des décisions sans attendre l’AG ordinaire; les règles de convocation, déroulement, votes sont exactement les mêmes que pour les assemblées générales ordinaires.

Astreinte :
Clause imposant une indemnité à payer par période de retard dans l’exécution d’une obligation comme des travaux de copropriété. A ne pas mélanger avec la clause pénale qui prévoit une sanction pécuniaire révisable par un juge.

Avance permanente de trésorerie :
Réserve financière prévue dans le règlement de copropriété et plafonnée à deux douzièmes du budget annuel de charges. Elle permet de constituer un fonds de roulement pour pouvoir honorer des dépenses urgentes et indispensables.

B

Balance générale :
C’est le document comptable qui permet de faire le point des crédits et des débits par comptes et permet donc de savoir si le solde est négatif ou positif. Il est préférable de parler de « situation de trésorerie ».

Budget de fonctionnement :
En comptabilité, il s’agit d’un tableau de bord des dépenses et des recettes d’une structure. Appliqué à la copropriété, le budget de fonctionnement est la base sur laquelle se construit le budget prévisionnel.

Budget prévisionnel :
Prévision de dépenses proposée au vote de l’assemblée générale annuelle et permettant au syndic de faire face aux dépenses courantes de maintenance, fonctionnement et administration des parties communes.
Il sert de base au syndic pour déterminer et appeler trimestriellement la quote-part de charges à chaque copropriétaire. Il est établi en fonction des dépenses des années passées

C

Cas de force majeure :
Évènement extérieur possédant un caractère exceptionnel et insurmontable et ayant pour conséquence de dispenser de l’exécution d’une obligation ou de la retarder sans pénalité. Un cas de force de majeure peut ainsi exonérer la responsabilité du syndicat de copropriété dans le retardement de travaux suite à un évènement climatique par exemple.

Carence :
Ce terme qualifie une situation dans laquelle le syndic de copropriété ne remplit pas les fonctions pour lesquelles il s’est engagé auprès de l’assemblée générale via un mandat. Si une carence porte préjudice au syndicat des copropriétaires, le conseil syndical peut mettre à l’ordre du jour de la prochaine AG la révocation ou le non-renouvellement du syndic. Si l’affaire est portée au tribunal, un administrateur judiciaire peut être nommé provisoirement afin de se substituer au syndic.

Charges de copropriété :
Sommes nécessaires au bon fonctionnement de l’immeuble. Les copropriétaires s’acquittent de charges générales pour financer l’entretien, la conservation et l’administration du bâtiment, ainsi que de charges spéciales pour couvrir les services collectifs et les équipements communs.

Conseil syndical :
Le conseil syndical est composé de membres de la copropriété élus en assemblée générale. Il coordonne les relations entre le syndic et copropriétaires Il assiste le syndic et contrôle sa gestion. Il sert d’interface entre les copropriétaires et le syndic. Il a un rôle consultatif.

Consistance d’un lot :
Elle désigne le type de la structure physique du local. Il peut s’agir d’un appartement, d’une cave, d’une place de parking, etc.

Copropriété :
Immeuble ou ensemble immobilier, divisé en lots appartenant au moins à 2 personnes distinctes, soumis à ce titre à une réglementation spécifique (loi de 10 juillet 1965) et à une organisation collective régie par un règlement de copropriété.

D

Délégation de pouvoirs :
Avant une assemblée générale, un copropriétaire peut « donner son pouvoir » à un autre sur tel ou tel point précis.

Délibération :
C’est ainsi que l’on désigne une décision ayant donné lieu à un vote en assemblée générale des copropriétaires.

Destination de l’immeuble :
En principe définie dans le règlement de copropriété, elle indique l’usage de l’immeuble (habitation ou professionnel) et peut par extension restreindre les droits des copropriétaires en matière de jouissance des parties communes et même des parties privatives. Dans les faits, ce concept demeure flou en raison du manque d’éléments dans la loi de 1965, et rarement clairement explicité dans chaque immeuble.

E

Émargement :
Document à signer lors d’une convocation à l’assemblée générale des copropriétaires afin d’avoir la preuve que son destinataire l’a bien reçue. Emarger consiste en effet à signer dans la marge.

Équipement collectif :
Dispositif apportant des services à plusieurs lots dans l’immeuble et dont la gestion est à la charge de la copropriété. Il peut par exemple s’agir d’un ascenseur, d’une chaudière ou d’une piscine.

État daté :
Note de renseignements délivrée par le syndic au notaire, lui permettant d’informer officiellement les parties à la vente, des sommes dues correspondant au lot, des travaux votés en assemblée générale, de l’existence d’éventuelles procédures judiciaires, etc.

État descriptif de division :
Il s’agit de la liste des lots d’une copropriété avec leurs descriptions et de ce qu’ils comprennent (nombre de pièces, situation en fonction des étages, leur usage…). Cet état figure la plupart du temps à la suite du règlement de copropriété et a été établi par un géomètre.

Extranet :
Espace numérique sécurisé introduit par la loi ALUR, sur lequel le syndic de copropriété doit mettre à disposition du conseil syndical et des copropriétaires l’ensemble des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble. Cela comprend notamment le règlement de copropriété, l’état descriptif de division, la fiche synthétique de la copropriété, le carnet d’entretien de l’immeuble, les différents contrats en cours, les PV des dernières AG ou encore des éléments comptables.

F

Feuille de présence :
C’est la feuille que les copropriétaires signent obligatoirement en début de séance aux assemblées générales.

Fonds de travaux :
Somme que la copropriété doit épargner via les cotisations annuelles obligatoires des copropriétaires dans les immeubles de plus de cinq ans. Son montant correspond au minimum à 5% du budget prévisionnel et il peut être débloqué pour financer des travaux votés en assemblée générale ou prescrits par des lois ou règlements. Les copropriétés de moins de dix lots et celles n’ayant pas besoin de travaux dans les dix prochaines années peuvent en être dispensées.

G

Gros-œuvre :
Les éléments de la structure d’un immeuble, ceux qui en assurent la solidité et la stabilité (murs porteurs, charpente, toiture, etc.).

I

Indivision :
Qualifie un lot appartenant à plusieurs personnes à la fois, comme dans le cadre d’un héritage ou d’un achat en couple. Ces personnes ne constituent qu’une seule entité juridique.

L

Lot de copropriété :
Un lot est une partie privative individualisée dans une copropriété telle qu’une cave, grenier, logement, boutique. On parle, pour des raisons pratiques, des lots principaux (logement, boutique, bureau) et des lots annexes (parking, cave, etc.).

Loi ALUR :
La loi Duflot ALUR à pour objectif de réguler les dysfonctionnements du marché, à protéger les propriétaires et les locataires, et à permettre l’accroissement de l’offre de logements dans des conditions respectueuses des équilibres des territoires.

Loi ELAN :
Élaborée en partant du terrain, la loi ELAN a pour ambition de faciliter la construction de nouveaux logements et de protéger les plus fragiles. Elle a été définitivement adoptée au Sénat le 16 octobre 2018.

M

Mandant :
Copropriétaire qui donne mandat à une autre personne pour assister et voter à sa place à une assemblée générale de la copropriété.

Mandataire :
Personne à qui un ou plusieurs copropriétaire(s) ont confié leur droit de vote à une assemblée générale de copropriété.

Mandat :
Contrat approuvé en AG qui lie une copropriété à un syndic pour la gestion de l’immeuble après un votre à la majorité absolue. Le mandat précise la durée, la date de prise d’effet, ses modalités d’exécution et la rémunération du syndic. La loi ALUR a fixé un contrat type de mandat afin de faciliter la mise en concurrence des syndics.

Millième :
Cette notion permet de connaître la valeur locative d’un lot et la part correspondante dans le calcul des charges.
Millième et tantième sont des expressions qui veulent dire la même chose. Etre copropriétaire, c’est être propriétaire de lots comprenant des parties privatives auxquelles est attachée une quote-part de la propriété des parties communes qui déterminera la répartition des charges générales. Ces millièmes sont établis par la consistance, la superficie et la situation des lots.

Mutation :
Ce mot signifie qu’il y a changement de propriétaire (vente ou héritage).

O

Ordre du jour :
Liste des sujets qui seront évoqués en assemblée générale de copropriété et donneront lieu à des délibérations.

P

Participation différée :
Possibilité d’étalement du paiement des travaux sur dix ans que des copropriétaires peuvent solliciter en cas de travaux d’amélioration.

Parties communes :
Les parties communes sont des parties de l’immeuble destinées à l’usage de tous et dont la propriété est partagée par les copropriétaires (ascenseur, escalier, toiture, chauffage collectif, colonnes montantes, etc.). Elles sont parfois source de conflit de voisinage.

Parties mitoyennes :
Portions de la copropriété qui ne sont communes qu’à un nombre réduit de copropriétaires.

Parties privatives :
Les parties privatives sont des parties de l’immeuble réservées à l’usage exclusif et la propriété d’un copropriétaire déterminé (appartement, garage, chauffage individuel, etc.).

Pouvoir :
Document permettant à un copropriétaire de se faire représenter par un mandataire lors d’une assemblée générale à laquelle il ne peut assister. Son représentant peut être toute personne physique de son choix, copropriétaire ou non, à l’exception du syndic, de son conjoint ou de ses préposés.

Procès verbal d’AG :
Compte-rendu d’assemblée générale rédigé par le secrétaire de séance, vérifié et signé en fin de réunion par le président et le(s) scrutateur(s) désignés pour cette assemblée générale. Il est diffusé par le syndic aux copropriétaires dans les deux mois. Il transcrit les résultats des votes correspondant à chaque résolution.

Prorata temporis :
Clé de répartition liée au temps écoulé. Cette notion intervient notamment dans le cadre d’une transaction immobilière d’un bien en copropriété, afin de répartir le paiement des charges entre l’acheteur et le vendeur.

Provision de charges :
Les copropriétaires payent chaque trimestre des provisions des charges (en fonction du budget prévisionnel voté), ces provisions étant régularisée en fin d’exercice.
Dans une copropriété, l’ensemble des copropriétaires est tenu de payer chaque trimestre des provisions de charges en fonction d’un budget prévisionnel qui a été préalablement voté. Ces provisions devront être régularisées en fin d’exercice ; ce système est obligatoire depuis le 1er février 2002.

Q

Quitus :
Approbation de la gestion du syndic votée à la majorité simple lors de l’assemblée générale des copropriétaires. Le quitus vaut ratification de l’ensemble des actes de gestion du syndic et l’exonère ainsi de sa responsabilité concernant ceux portés à la connaissance de l’AG. Les copropriétaires peuvent néanmoins refuser le quitus ou le donner avec réserves, sans que cela n’entraine de conséquence légale.

Quorum :
Nombre requis de votants pour valider une décision prise en assemblée générale. Dans le cas de la copropriété, le quorum n’a plus cours depuis 1965. Néanmoins, pour les votes à la majorité absolue, les décisions ne pourront pas être validées et devront être reportées.

Quote-part :
Qualifie la proportion de participation aux charges de copropriété et aux votes en AG en fonction des tantièmes détenus.

R

Recouvrement des charges :
Mission du syndic pour obtenir le paiement de charges de copropriété impayées. Il peut pour cela mettre en demeure le copropriétaire en faute, solliciter le tribunal de grande instance ou passer par une procédure d’injonction de payer.

Règlement de copropriété :
Obligatoire en vertu de la loi dans toute copropriété, ce document fixe la répartition des charges, la distinction entre parties communes et privatives, recense les droits, devoirs, obligations et interdictions des copropriétaires. Il permet d'assurer le savoir-vivre en copropriété.

Règles de majorité :
La majorité des présents et des représentés. Ceux qui s’abstiennent ne comptent pas.
• La majorité absolue (article 25 de la loi du 10 juillet 1965) : la majorité des voix de tous les copropriétaires, qu’ils soient présents, représentés ou absents. Possibilité de réaliser un deuxième vote sous conditions.
• La double majorité (article 26 de la loi du 10 juillet 1965) : la majorité des copropriétaires représentant au moins les deux tiers des voix.
• L’unanimité (article 26 de la loi du 10 juillet 1965) : tous les copropriétaires doivent donner leur accord.

Résolution :
Ce sont des décisions prises lors de l’assemblée générale et qui ont donné lieu à des votes. Les questions évoquées lors des questions diverses ne sont pas suivies d’un vote et par conséquent ne donnent pas lieu à des résolutions qui seules sont attaquables en justice.

Régularisation de charges :
Réajustement du montant des provisions de charges annuelles appelées au copropriétaire en fonction de sa quote-part dans les dépenses annuelles réelles approuvées lors de l’assemblée générale.

S

Service collectif :
Prestation qui profite à l’ensemble de la copropriété et dont le charge est repartie entre les copropriétaires par le biais des charges spéciales. Il peut s’agir par exemple du gardiennage ou de l’entretien des parties communes.

Servitude :
Interdites avant 2004, les servitudes en copropriété sont autorisées depuis cette date par la Cour de cassation. Il est ainsi possible de permettre à ses voisins de traverser une partie spécifique de sa partie privée afin d’accéder à une partie commune ou à l’une de leurs parties privatives.

Situation de trésorerie :
Document comptable sous la forme d’un tableau faisant le point sur les dettes et les créances de la copropriété.

Syndic de copropriété :
Personnalité professionnelle ou bénévole mandatée par le syndicat des copropriétaires et désignée par assemblée générale pour une durée maximale de 3 ans. Elle a la charge de la gestion de l’immeuble et des équipements collectifs au nom de la copropriété (organisation de l’assemblée générale, tenue des comptes, conclusion des contrats, gestion des personnels, représentation de la copropriété, suivis de travaux, etc.).

Syndicat des copropriétaires :
Le syndicat des copropriétaires signifie l’ensemble des copropriétaires. Ne pas confondre syndicat et syndic.

T

Tantième :
Quote-part des parties communes afférente à chaque lot dont chaque propriétaire est titulaire. Fixée par le règlement de copropriété en fonction de critères de superficie, consistance, surface et situation, elle se traduit en unités de division (millièmes, dix millièmes…) en permet la répartition des charges par catégories. Les tantièmes sont pris en compte pour les votes des résolutions en assemblée générale.