Contrat-type de syndic : quelles sont les prestations hors forfait ?

Acteur clé du bon fonctionnement d’une copropriété, le syndic se rémunère de façon forfaitaire et transparente depuis l’apparition du contrat-type impulsé par la loi ALUR du 24 mars 2014.

Ce forfait, qui concerne aussi bien les syndics professionnels que non professionnels, s’applique à différentes tâches de la gestion courante d’une copropriété. Les modalités de paiement et la rémunération forfaitaire sont détaillées dans le contrat et convenues avec les copropriétaires. En dehors de ces missions constituées de prestations courantes, il faut savoir que le syndic de copropriété peut facturer des prestations particulières, dites hors forfait.

Voici une liste de ces prestations, qui vont faire l’objet d’honoraires spécifiques. La loi ALUR a fixé 6 catégories de prestations particulières, qui n’entrent donc pas dans le forfait.

Prestations particulières n°1 : les visites et réunions supplémentaires

Ce type de prestation non incluse dans la rémunération forfaitaire du syndic concerne toutes les missions et tâches liées à la tenue de réunions et l’organisation de visites supplémentaires. Cela prend en compte le temps de préparation de ces réunions, mais également la rédaction des convocations, ou la tenue des assemblées générales supplémentaires.

Cette catégorie concerne aussi des éventuelles réunions avec le conseil syndical, ou encore la réalisation de visites supplémentaires de la copropriété non prévues. Ces différentes prestations peuvent faire l’objet d’une rémunération complémentaire qui doit être indiquée dans le contrat-type du syndic.

Prestations particulières n°2 : le règlement de copropriété

La deuxième catégorie de prestations non incluses dans la rémunération forfaitaire du syndic concerne deux éléments : le règlement de copropriété ainsi que l’état descriptif de division. Ces prestations sont notamment relatives à la modification ou l’établissement du règlement de copropriété, suite à une décision du syndic. Il s’agit également de toutes les prestations liées à la publication ou à la modification de l’état descriptif de division, ainsi qu’au règlement de copropriété. Comme pour les autres prestations particulières, le montant de ces missions est librement négocié entre les deux parties.

Prestations particulières n°3 : la gestion des sinistres

Autre catégorie de prestations particulières pour les syndics qui ne peut pas apparaître dans le contrat-type : la gestion matérielle et administrative des sinistres. Cela comprend la prise de mesures conservatoires, l’assistance aux mesures d’expertise, le suivi du dossier auprès des assureurs, ainsi que les déplacements sur le lieu du sinistre. Des honoraires complémentaires sont ainsi perçus par le syndic dans ce type de missions, à un montant défini dans le contrat.

Il faut savoir que si certaines de ces interventions sont réalisées hors jours ouvrables et à des horaires particuliers, un tarif majoré peut être appliqué pour les copropriétaires. Aussi, si l’assurance indemnise la copropriété en lien à ce sinistre, il faudra alors déduire cette somme des rémunérations dues au syndic.

Prestations particulières n°4 : études techniques et travaux

Ce type de prestations particulières est relatif aux travaux et aux études techniques qui sont autres que les travaux courants de maintenance ou encore d’entretien, car ces derniers sont compris dans la gestion classique de la copropriété par le syndic. Les travaux concernés par des honoraires spécifiques peuvent être ceux relatifs à l’entretien ou la conservation de l’immeuble, ou encore portant sur les éléments communs d’équipement, s’ils ne concernent pas la maintenance.

Aussi, il peut s’agir de diagnostics ou de consultations, ou encore de travaux d’amélioration, comme la surélévation de bâtiments, l’affouillement du sol ou l’aménagement de locaux. De façon générale, les prestations particulières vont s’appliquer aux travaux non liés à la maintenance ou à l’administration des parties communes.

Prestations particulières n°5 : les litiges et contentieux

La question des litiges et des contentieux fait également partie des prestations particulières facturées avec des honoraires spécifiques par le syndic, tant qu’elle n’est pas liée au recouvrement des créances auprès des copropriétaires. Les missions concernées ici peuvent être la mise en demeure d’un tiers, avec lettre recommandée et accusé de réception, ainsi que la constitution d’un dossier, transmis à l’avocat ou à l’huissier, et son suivi.

Les frais de recouvrement par exemple, au même titre que les frais liés aux mutations, ne sont pas directement concernés par les prestations particulières du syndic, car ils sont à la charge du seul copropriétaire concerné.

Prestations particulières n°6 : les autres prestations

La loi ALUR prévoit d’autres situations concernées par ces prestations particulières du syndic, qui n’entrent pas dans les catégories citées précédemment, notamment la reprise de comptabilité ou la gestion d’emprunts.
Dans le détail, les autres prestations sont relatives à la constitution et le suivi d’un dossier de subvention au profit du syndicat, la constitution et le suivi du dossier d’emprunt souscrit au nom du syndic, ou encore l’immatriculation initiale du syndic. Il faut aussi compter la reprise de la comptabilité lorsqu’elle concerne des exercices antérieurs non approuvés ou non répartis, dans le cas d’un changement de syndic.

Enfin, les autres prestations touchent aussi à la question de diligences spécifiquement liées à des décisions d’acquisition ou de dispositions de parties communes.

Toutes les prestations qui ne figurent pas dans la liste précédemment détaillée appartiennent à la gestion courante du syndic, et sont ainsi logiquement intégrées dans le forfait annuel. Pour chacune de ces prestations particulières, le montant des rémunérations est négocié librement entre les parties.

Il faut toutefois avoir à l’esprit que ce montant suit une logique de coût horaire, appliqué en fonction du temps passé, ou du tarif convenu entre les parties. Les modalités de tarification doivent donc être bien définies au sein du contrat de syndic. Cette liste de prestations particulières s’inscrit ainsi dans la volonté de la loi ALUR d’apporter davantage de transparence et d’encadrement dans la relation entre les propriétaires et les syndics de copropriété.