Impayés de charges : la trésorerie des petites copropriétés risque gros

Assurer une bonne trésorerie, c’est le rôle du syndic mais c’est une responsabilité qu’il partage avec les copropriétaires. Car lorsqu’un impayé de charges vient fragiliser le budget de l’immeuble, ce sont les bons payeurs qui risquent d’en payer l’addition, et le syndic n’a qu’un pouvoir limité pour éviter que cette situation se produise dans une petite copropriété.

L’assemblée générale peut toutefois activer des leviers en amont. Explications.

Petite copro : des avantages en termes de gouvernance...

Plus de la moitié des copropriétés compte cinq logements ou moins d’après une récente étude de l’Insee. Ce sont des bâtiments à taille humaine sur un à deux étages, généralement sans ascenseur ni chaufferie ni gardien, ce qui réduit d’autant les charges de copropriété. Le plus souvent les occupants se connaissent, ce qui facilite les relations autour de la gestion de l’immeuble et permet de mettre en place une organisation efficace afin de réduire les charges.

Par exemple en s’appuyant par sur un syndic en ligne, qui va déléguer certaines tâches aux copropriétaires pour garantir des honoraires compétitifs à l’heure où les tarifs s’envolent. Les réformes récentes comme la loi Alur ou l’ordonnance copropriété du 30 octobre 2019 entrée en vigueur au 1er juin 2020, ont entrainé des hausses de 10 à 20% ces dernières années, notamment dans les petites copropriétés et les grandes métropoles.

… Mais des risques plus élevés en cas d’impayé

Petit immeuble, petites charges de copropriété. C’est un argument qui a son poids auprès des acheteurs lors de la vente d’un appartement, argument livré en toute transparence à travers le pré-état daté avant la signature du compromis.

Ce document, introduit par la loi Alur et édité par le syndic de copropriété, renseigne notamment sur le montant des charges courantes ainsi que l’état global des éventuels impayés de charges. Si la première information sonne comme une bonne nouvelle lorsque le montant est modique, ce qui est généralement le cas pour un immeuble de moins de 10 logements sans gros équipements et services, la seconde a également son importance. Car les impayés de charges peuvent avoir de lourdes conséquences sur la trésorerie de l’immeuble, d’autant plus lorsqu’il s’agit d’une petite copropriété.

Si un impayé sur un immeuble de 50 logements ne va représenter mécaniquement que 2% des copropriétaires et donc potentiellement 2% des appels de fonds trimestriels, un défaut de paiement dans un immeuble de 5 logements va peser pour 20% des provisions sur charges ! De quoi déstabiliser grandement la gestion de la copropriété et entrainer des frais supplémentaires qu’auront à subir l’ensemble des copropriétaires...

Provisions sur charges et dépenses ne sont pas forcément liées en termes de timing

Il est bon ici de rappeler brièvement la gestion financière d’un immeuble que le syndicat de la copropriété confie à un syndic, via un mandat portant sur une durée d’un à trois ans. Après l’établissement d’un budget prévisionnel validé par l’assemblée générale des copropriétaires, le syndic sollicite les sommes via des appels de fonds trimestriels afin de couvrir les dépenses prévues en matière par exemple de maintenance et d’entretien ou encore de consommations énergétiques. Mais le rythme d’encaissement de ces provisions sur charges ne correspond pas toujours à la saisonnalité des factures, ce qui est un premier facteur de «tension» sur le budget de la petite copropriété.

Lorsqu’une partie importante des dépenses – plus de 50% du budget prévisionnel – intervient sur le premier semestre par exemple, le budget voté ne permet pas d’honorer le paiement à 100%, sauf à négocier un délai avec le prestataire ou le fournisseur ou à disposer d’une avance de trésorerie. Mais la législation n’autorise que peu de marge de manœuvre au syndic, et elle le contraint au contraire à composer en permanence avec un budget serré qu’un impayé de charges pourrait rendre inopérant.

Dans les petites copropriétés, l’avance de trésorerie est trop limitée

L’avance de trésorerie n’est pas un luxe réservé aux immeubles de standing peuplés de copropriétaires aisés. Cette ligne budgétaire agit comme un tampon face aux aléas de la saisonnalité des factures, mais aussi comme une réserve d’argent afin de parer à un imprévu comme une intervention d’urgence en cas de fuite d’eau dans les parties communes par exemple. Problème : elle est plafonnée à seulement 1/6e du budget prévisionnel.

Pour une copropriété votant un BP de 20 000€, cela représentera une avance de trésorerie maximale de 3334€, largement suffisant pour faire face à une facture de plombier. Mais dans une petite copropriété au budget prévisionnel de 4000€, l’avance de trésorerie fond à 666,80€, une somme qui ne permettra pas de faire face à sereinement à un aléa !

Elle n’apporte donc qu’une réserve d’argent limitée en cas de besoin, ce qui renforce d’autant plus l’importance des appels de fonds auprès des copropriétaires. Et amplifie l’onde de choc d’un impayé de charges pour l’immeuble.

Le cercle vicieux des retards de paiement en copropriété

Soyons concrets : un défaut de paiement lors de la collecte des provisions sur charges met le syndic de la copropriété à la merci d’une incapacité à régler la première facture qui se présentera à lui. Nettoyage de l’immeuble, assurance collective de la copropriété, intervention d’un artisan…

Le risque est grand de ne pas disposer sur le compte de l’immeuble du montant nécessaire au paiement réclamé. Et s’il intervient hors délai. Au-delà de 60 jours maximum (ou 45 jours fin de mois), des pénalités de retard peuvent venir alourdir le budget de la copropriété. Cette dernière ne possède pas de passe-droit auprès de ses prestataires et fournisseurs, et le syndic ne peut pas outrepasser la loi pour compenser le décalage de trésorerie.

Pourquoi ? Parce que la loi Alur a imposé l’ouverture d’un compte séparé pour chaque copropriété. Et comme cette dernière ne peut pas être débitrice, elle ne peut compter que sur sa trésorerie pour honorer ses dettes, là où le syndic pouvait auparavant mutualiser les immeubles qu’il gérait pour faire face à ce type de situation.

Une ligne budgétaire peut tout changer

En clair, une petite copropriété en proie à des charges impayées se retrouve plus vite en difficulté qu’un immeuble dénombrant plus d’une dizaine de logements, et le syndic n’a qu’une marge très limitée pour répondre à ce type de problématique.

Syndic One préconise néanmoins deux décisions à voter en assemblée générale des copropriétaires afin de se couvrir au maximum face aux risques que font courir des impayés de charges :

• Voter une avance de trésorerie supérieure à 1/6e du budget prévisionnel, d’autant que plus cette somme sera remboursable en cas de vente d’un logement – contrairement aux cotisations au fonds travaux.
• Prévoir une ligne budgétaire pour les petites réparations afin de faire face aux dépenses imprévues et permettre de payer plus facilement une facture de réparation urgente en dépit d’un impayé de charges.